株式会社トライアンフは、フィールドサポート、カスタマーサポート等のITインフラ導入・保守を中心に全国展開作業を請け負うIT企業です。

株式会社トライアンフ

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アサイナーやコーディネーターにとって、手配しやすいスタッフとは?

スタッフ側の感覚からすると、スキルだったり、経験だったり、と考えがちだと思うのだけど、実際業務を運営する側からすると、アサインの優先順位としてスキルももちろん考慮するけれど、何よりも連絡が取りやすい人。そして、メールの確認レスがきちんと入る人だ。

そして、レスは早ければ早いほど良い。当社でもアサイナーのお客様へのレスの速さは「品質」の一つだと教えているし、「かしこまりました。よろしくお願いいたします。」で殆どはOKだと思う。それだけメールが入ったときに即レスしていけば、その人のコミュニケーション能力はグッと高く評価される。

特に重要なのは、1.対応可否と、2.詳細情報確認、の二つ。更に、追加情報や修正情報の確認が入ったらそれに対しても、即レスを行う。それだけでそのスタッフの評価は他の人から頭一つ飛び出すことになる。

作業スキルや経験は、一朝一夕に伸びたりはしないけれど、確認メールの即レスは誰でも行えて間違いなく評価は上がる。是非スタッフ全員に心掛けてほしいと思う。

今回は鉄則3のご紹介。

3.報告書・チェックシートは確実に漏れなく作成する。

作業者は直接の現地青果物に対してはとても高い意識を持っています。しかし、報告書やチェックシートに対する意識はわりとバラバラ。きちんと意識付けしないことには、しっかりした漏れのない報告書やチェックシートを作成することができません。

お客様が現地の作業に同伴するケースは非常に稀で、ほとんどが報告書やチェックシートを見て当社や作業者の作業品質を判断する形になります。現場での作業が完璧であっても、報告書等に抜けがあるとその程度のレベルの作業という評価をされてしまいますので、漏れが無いように確実に必要事項を記入する必要があります。

たとえば、作業をしなくてよい個所で空欄があると、それは「作業を忘れていたのか、やらないでよいと判断したのか」がチェックシートの受け取り手からは判断できず、チェック漏れ扱いになってしまう事もあります。作業をしなかった項目については、×や横線で必ず消しこむ。気がついたことは書き込む。イレギュラー処理を行った場合は、指示者の名前と時間も付記する。そこまでやって初めてきちんとチェックシートを完成させることができます。

また、サインや印鑑、製番等、現地でしか取得できない情報をもらい忘れると大問題になります。そのチェックシート及び報告書1枚1枚が青果物そのものだという意識をしっかり持って対応しましょう。

当社の社員が現場に行って、経験の浅い作業者からチェックシートを受け取ると、多くの場合記載漏れがあって指摘することになります。自分の手から離して提出するときには、もう一度チェックシートに漏れが無いか必ず確認する癖をつけるとよいと思います。