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株式会社トライアンフ

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2010年10月24日

《新人が身につけるべきビジネススキル》

新入社員はもちろんの事、新しい人間関係や組織の中で新しく参加する人が心がけて欲しい事、まとめてみました。丁度インターン生も来ていてはなす機会があったものなので、備忘録的なものです。
1.笑顔・挨拶
ビジネスをする上で、笑顔ってどれだけ出ていますか?真剣であるほど中々笑顔でいる時間って少なくなるものなのです。でも、対人の何かをするときにはまず笑顔をきちんと意識できるかというのは大切です。またクレームを付けられる、と分かっている時でも、話題が出る前にはまず笑顔で。クレームを付けるべき立場に立つ人であれば分かると思いますが、笑顔で好意を抱いてもらっていると分かっている相手に、怒り続ける事は難しいのです。
次に挨拶。業界や場所・雰囲気によって使い分ける気遣いを忘れない事。何処の職場でもガソリンスタンド並の大きな声の挨拶は不要です。積極的に声をかける起点にする。急がしそうであれば目があった瞬間に目礼する。それだけでも大切なのです。
2.質問・報告
質問は、一旦自分で考えてみて、YES/NOや選択で相手が応えられるように落とし込んだ状態で行なう。数分考えてみても、さっぱり分からない問題(誰か属人的な形で外にやり方が出てきてなくて調べられそうにも無いもの)は、考えても何も出てこないので相手の区切りを見計らって聞く。
報告は、起点・プロセス(継続的に)・結果の3点を意識して行なう。トラブルの起点は早目が基本。しかし、ドンドン変更になるような時は、報告タイミングの見極めが大事。プロセスの報告タイミングで、定期報告以外に報告するタイミングは、影響の大きさ、既知か未知か、決裁権は自分か他者か、誰かの手を借りる必要があるか、あたりを意識して、決めるとよいと思う。
3.優先順位
最初に、先入先出方式で処理していたとしても、複数の仕事が入ってきて、重要度・期間・緊急度等で優先順位を付けなければならない時が来る。チーム単位で考えればどうしても緊急度の高い案件が優先順位は高くなってしまう。キーマンを重要度の高い仕事に振り分ける為には、(緊急度は高いが重要性は低い)という仕事からキーマンを遠ざけねばならない。だから新人の優先順位は、緊急度の高いもの、期間の短いものをサクサク片付けていく事が大切。
4.リマインダ
優先順位を付けるようになっていくと、手がけで保留になるものが出てくる。そこでいつ思い出して取り掛かるか、というスキルが重要になる。リマインダのタイミングは納期から逆算する。という事だ。納期が決まっていなかったら、本当は受けるタイミングで決めてしまうのができるビジネスマンだろうが、一方で引っ張れるならある程度引っ張りたいというのも多くの仕事を抱えているビジネスマンの本音だろう。それで、納期が決まっていなかったら、いつが納期になるかというと「依頼者が問い合わせてくる直前」だ。依頼者のリマインダに引っかかってしまうようでは遅いわけで、そこに間に合わせるように仕事を行なう。問い合わせがきてしまうくらいなら、いついつくらいに仕上がりそうです、といえるようにしたい。
5.見積もり
リマインダの項目を書いていて思ったが、依頼を受けた仕事がどれくらいの期間で終えられるかの見積もりができるのは大事なビジネススキルだ。仕事は殆ど時間との戦い。期間がかかるものや色々な人のタスクが入り混じっている場合には可視化する能力も見積もりの中に入りそうだ。
6.起点
何かのルーティンワークを覚えたら、その仕事の起点を必ず意識する。指示待ちの残念な人になるか、自分から動ける組織に不可欠な人材になるかは、起点が分かっているかどうかだけだ。
7.成果の記録
何かの仕事を行なったらやりっぱなしにしないでドキュメントに落としておく。次の人が同じ事で躓かなくなるし、これの積み重ねが集合知としてのノウハウになり、企業のクオリティになる。半端で終わって、成果として残らなかったとしても、過程と結論は残す。仕事の成果に意識がいく事が新人の卒業であると共に、自らマネジメントできる一般的な社員の入り口になるのだから。
こういうの書いているとキリが無いのだけど、当社で働こうとしている人には、できるだけ意識してもらえると嬉しいです。