株式会社トライアンフは、フィールドサポート、カスタマーサポート等のITインフラ導入・保守を中心に全国展開作業を請け負うIT企業です。

株式会社トライアンフ

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2020年11月6日

事務作業のイロハ

お疲れ様です。日向です。
今日のプレジデントオフィスは事務作業について書きたいと思います。
当社の事務作業って、私が立ち上げたときのテンプレとかやり方とかが起点になっているので、一般的じゃないものも沢山あるんですよねー。まぁ若い頃は事務作業の常識的なところってわかんなかったものも多かったし。

だから割とザツなところも多かったし、ユルいと思う事も多かったんです。今日も面談の時に、レイアウト崩れまくりの資料がZOOMで出てきて、びっくりしたしね。しかし、対外的なものでそういうのちょっと・・いや・・だいぶ恥ずかしいし、書類常識的じゃないのって信頼失っちゃうしね。気が付いたところからでも話していこう。

まず、数字的なところだけど、カンマ付けよう。創業期って数万くらいの規模感だったのね。そのくらいだと、カンマがあっても無くてもぱっと見、桁がわかる。でも、100万声出すと、常に「イチ、ジュウ、ヒャク、セン、マン」って数えていかなきゃいけなくて、ぱっと見では分かんなくなっちゃう。百万のカンマは欲しいのだよね。
手書きで書くときのカンマとか数字頭のエンマーク、1円単位以下の横線とかも、領収書とか普通にきっていた人からすると常識だけど、改ざん防止でちゃんと書きたい。でも、エクセルの表でエンマークいっぱい入っていると読みずらいし、データで見るとバックスラッシュかなって思っちゃう。データじゃ書かないし、手書きは書くのが常識のこのエンマークは僕らの業界だとホント言われない限り書かない人が多いものの一つだと思う。
最後に、文字寄せなんだけど、私が昔好んで中央寄せしていたから今でも左右も上下も中央に寄せているケース多いと思うのだよね。でも普通は文字列は左寄せだろうし、数字は右寄せで桁合わせだと思う。文字数によって列が揺れると読みづらいものね。

ホッチキスについても左で止まっていない事があって、違和感スゴイある時があります。両面印刷の上下逆とかね。45度綴じしていない事も多いしね。

印鑑についても、これから無くなっていく文化だと思うけれど、だからこそ、印鑑の種類と基本的な使用方法あたりは教えていってあげたいな。