株式会社トライアンフは、フィールドサポート、カスタマーサポート等のITインフラ導入・保守を中心に全国展開作業を請け負うIT企業です。

株式会社トライアンフ

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2013年12月1日

発着及び入退店連絡

当社の仕事の中でも、「連絡」は重要な業務です。これが手間だ、面倒でやりたくない、うっかり忘れていた、というのが続いているスタッフは、品質を疑いの目で見られています。

お客様への連絡と、会社への連絡。場合によっては商流上の関係者の連絡など、同じ内容の連絡を複数回求められることもありますが、それを含めて「仕事」です。指示されている連絡はもちろん、念のためという事で行う連絡まで含めてプロフェッショナルは確実に伝えてきます。素人になればなるほど、現場だけ終わっていれば良いと勘違いしていて、お客様や関係者の信頼をなくしていきます。

当社では、出発と到着をメールで管理しています。もともと社員とコアなメンバだけで運用していたころは、発着連絡なんて行う必要はまったくありませんでした。今でも総業メンバは1時間近く前には現場周辺にいます。私が現場に入る時もそうです。

ただ、登録スタッフには意識にバラつきがあり、遅刻の感度もまちまちで度々遅刻トラブルを起こし、対策として今の発着管理体制になりました。当社と同業界ではおそらくほとんどの会社が行っているでしょう。遅刻者を出さないという事はそれだけ「品質」の中核を担うからです。

そして、開始連絡。お客様に指定された方法で入れます。入店直前に入れて事。実際に指定されている開始予定時間より前の時間に必ず入れる事が求められます。開始連絡が予定時間より過ぎてしまえば、それは体が現地にあったとしても「遅刻」と捉えられます。入店してからはお客様対応をしなければならないため、入店後ではまずいのです。

最後に退店連絡。お客様には、退店前に必ず連絡を入れる事。そしてお客様側統制の許可が出次第退店する事。会社にも退店後メール連絡を入れる。このとき、開始・終了・休憩時間及び、報告事項を書いて戴ければ完璧です。

 

報告がしっかりしている人は、お仕事をお願いしている立場からみると本当に安心です。丁寧に報告を行って信頼を築いていける会社になると良いですね。