アサイナーやコーディネーターにとって、手配しやすいスタッフとは？

スタッフ側の感覚からすると、スキルだったり、経験だったり、と考えがちだと思うのだけど、実際業務を運営する側からすると、アサインの優先順位としてスキルももちろん考慮するけれど、何よりも連絡が取りやすい人。そして、メールの確認レスがきちんと入る人だ。

そして、レスは早ければ早いほど良い。当社でもアサイナーのお客様へのレスの速さは「品質」の一つだと教えているし、「かしこまりました。よろしくお願いいたします。」で殆どはＯＫだと思う。それだけメールが入ったときに即レスしていけば、その人のコミュニケーション能力はグッと高く評価される。

特に重要なのは、１．対応可否と、２．詳細情報確認、の二つ。更に、追加情報や修正情報の確認が入ったらそれに対しても、即レスを行う。それだけでそのスタッフの評価は他の人から頭一つ飛び出すことになる。

作業スキルや経験は、一朝一夕に伸びたりはしないけれど、確認メールの即レスは誰でも行えて間違いなく評価は上がる。是非スタッフ全員に心掛けてほしいと思う。

今回は鉄則３のご紹介。

３．報告書・チェックシートは確実に漏れなく作成する。

作業者は直接の現地青果物に対してはとても高い意識を持っています。しかし、報告書やチェックシートに対する意識はわりとバラバラ。きちんと意識付けしないことには、しっかりした漏れのない報告書やチェックシートを作成することができません。

お客様が現地の作業に同伴するケースは非常に稀で、ほとんどが報告書やチェックシートを見て当社や作業者の作業品質を判断する形になります。現場での作業が完璧であっても、報告書等に抜けがあるとその程度のレベルの作業という評価をされてしまいますので、漏れが無いように確実に必要事項を記入する必要があります。

たとえば、作業をしなくてよい個所で空欄があると、それは「作業を忘れていたのか、やらないでよいと判断したのか」がチェックシートの受け取り手からは判断できず、チェック漏れ扱いになってしまう事もあります。作業をしなかった項目については、×や横線で必ず消しこむ。気がついたことは書き込む。イレギュラー処理を行った場合は、指示者の名前と時間も付記する。そこまでやって初めてきちんとチェックシートを完成させることができます。

また、サインや印鑑、製番等、現地でしか取得できない情報をもらい忘れると大問題になります。そのチェックシート及び報告書1枚1枚が青果物そのものだという意識をしっかり持って対応しましょう。

当社の社員が現場に行って、経験の浅い作業者からチェックシートを受け取ると、多くの場合記載漏れがあって指摘することになります。自分の手から離して提出するときには、もう一度チェックシートに漏れが無いか必ず確認する癖をつけるとよいと思います。

先月から東京強化のためにちょくちょく関東に出てきているのですが、ホテル代もかさんでいますし思い切って事務所近くに部屋を借りる事にしました。出張の際泊まるだけなので格安のところにしたのですが、短期間でも良いよというところで、これからもう少しだけ気軽に東京にいられそうです。

とりあえず目先しばらくは、東京集中して頑張ります！

今日は鉄則２を紹介。

２．連絡はいつでも取れるようにし、必ず指定の業務連絡を行なう。

電話に対する各社の意識って、差が結構あるのです。絶対に鳴らして取れという会社もあり、絶対に音を出すな、客先で取るな、という会社もあり、標準ってなかなか無いのですね。お客様から指示があればそれに従うといたしまして、当社の基本方針としては、「マナーモードにしてできるだけ応答する」です。もちろんシーンとしているオフィスの中では、席をはずして折り返す等工夫してもらいます。大事なことは、統制部署やヘルプデスクからの連絡を長いことほったらかしにしない事。いつでも連絡が取れる状態にあること。

電池切れがあることを想定して、予備のバッテリーや充電器を持参してもらう事。（しかし、お客様先で勝手に充電することによるクレームも頻出事項ですので、充電する場合は許可を必ず戴く）

また、電波の悪い場所で作業を行う場合は、１，２時間おきに電波の良い所へ移動し、定期連絡を行います。

同じ作業手順を何度か行うと、手順書を確認しなくても体が覚えてしまう。

その熟練状態を想定して工数を算出している会社もあれば、あくまで手順書を読みながら進める事を求める会社もある。どちらの言い分も良くわかるし、それぞれが各々に発注して戴けるのであれば、その通り対応するだけだ。

しかし、実際は、手順書を読みながら作業するだけの充分な時間を確保せずに、熟練状態の工数を元に作業人数を設定して、尚且つ手順書を一つずつ追うように求めてくるご依頼企業もあって、分厚い手順書を当日に渡し、熟練者のベストパフォーマンスを期待されても、作業者は困ってしまう。

それでもこの業界は、不思議なもので初見である程度のスピードを保ち、手順書を漏れなく追って、一度通してしまえば手順覚えてしまう、なんて作業者もいる。それで、手順書を全然見なくなってしまうのも困りものなんですが、手順を覚えてしまうよ系の作業者は、どうして初見の作業で覚えれてしまうんでしょう。

今日は、そんな手順を覚えてしまうよ系の作業者の話ができればと思いました。

すっごい記憶力・・みたいなものも確かにあるにこしたことはないのですが、まずは経験です。類似作業をいくつかやっていると、項目の名前でまず並びが理解できます。自分が手順組むならドメイン参加してからこの設定だなとか、このアカウントのうちにこっちの作業も並びでやっておくんだ・・とか、大まかな手順がまず整理されます。そして、細部も、このチェック外すのか、こことここはデフォだよね。とか、印象に残していくので、イチから記憶しているわけではないのです。

それでも、そういう作業者を想定して工数を組むのはやはり愚かです。普通に慎重な作業者を想定して工数予定を立てないと、時間はいくらあっても足りないし、手順書遵守は絵に描いたモチになってしまう。でも、作業者の姿勢として、いつもいつも手順書の表面だけを追って意味を理解しないのではいつまでたっても技術力は向上しないし、時間に対する感度も鈍いまま。向上心足りないよね・・と思われてしまうのです。

いつもいつも、管理者としては手順書遵守を唱えているのですが、ちゃんと理解して一見で覚えてしまえるような作業者がたくさんいると心強いですね。